36. オンライン資料を効率的に管理する — E-Resource Management
【35. オンライン資料の検索を強力にサポート — E-Research@Harvard】でご紹介したE-Resourceや電子ジャーナルについて、利用情報・契約情報などを全学レベルで管理しているのが、E-Resource Management System（ERM）というシステムです。ハーバード大学図書館のDigital Acquisitions and Collections Standing Committeeというところが管理しています。
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ERM User Guide
http://hul.harvard.edu/ois/systems/erm/erm-userguide/
このシステムでは、E-Research@Harvardのサイトで提供されているオンライン資料、契約しているもの、フリーのものすべてについて、その購入・契約・提供についての情報を管理しています。学内各図書館のライブラリアンは、個々のオンライン資料について、利用条件、契約状態、利用期限や更新期限、トライアル・統計・SFX対応などについての情報、複数館による契約についての分担金・払戻金などの情報を閲覧することができます。これにより、例えば契約や手続きの進捗状況を追跡していったり、更新期限の迫ったデータベースについて注意を払ったり、更新する価値のあるものかどうかを継続して評価していったり、利用者に対して利用条件を案内したり、といったことが容易になります。webブラウザによって検索・閲覧が可能であることも、大きな利点であると言えるでしょう。
また、ここに登録された各オンライン資料の書誌データ、URLなどに基づいて、E-Research@Harvardサイトその他からのリンクや、解説の表示などが、ユーザに提供されることになります。
ハーバード大学におけるデータベースや電子ジャーナルなどのオンライン資料の契約について、かつてまだそれほど数の多くなかった頃には、専任のライブラリアン1名（および兼任のサポート3名）がすべてを引き受けていました。しかし、業務負荷が過剰に集中しすぎてしまい、その体制を継続することが困難になったといいます。また、契約データベースの支払いについても、各部局から分担金を徴収してプール金として確保するという、日本やアメリカでも多くの大学でとられている方法でした。が、ハーバード大学のような大規模大学では、分担の決定や交渉などのプロセスが複雑になってしまうこと、部局によって金銭事情（使用できる基金の出所・有無・規模、その基金の制限事項など）があまりにも違いすぎること、基金の送金にルール上の制約があったこと、価格の毎年の値上がりが激しすぎて学内合意を得るのが間に合わなくなってきたこと、などから、その方法には限界があったようです。
現在では、各図書館や図書館群で必要と思われるオンライン資料の契約は、それぞれで手配をするということになっています。複数館での分担が適当であると判断された場合には、利用統計などによって、お互いに交渉・議論が行なわれることもあり、その分担金のやりとりは当事者同士で行なわれます。
その契約する図書館のライブラリアンが、契約や利用に関する情報を所定のフォームに記入し、ERM担当の部署に提出することによって、ERMにその基礎データが登録されます。このフォームにはそのデータベースの解説文・利用条件・分野などが記述されています。契約が成立し利用可能になれば、そのオンライン資料はE-Research@Harvardで提供されることになります。必要に応じて、横断検索に加えたり、「FIND IT」ボタンからのリンクに対応させたり、HOLLISに書誌レコードやリンク先データを登録したり、といったようなことが処理されますが、どの分野の横断検索に加えるか、利用条件別の取扱い、解説情報の表示なども、ERMに登録されたデータに基づいて行なわれることになります。
ERMには、有料契約のオンライン資料だけでなく、インターネット上にフリーで公開されているオンライン資料についてもそのデータが登録されます。各館のライブラリアンが掲載・案内するべきだと考えるオンライン資料があれば、所定のフォームを用いてその情報を記述・提出します。審査グループによって評価を得ることができれば、登録された情報に基づいてE-Research@Harvardにて案内が提供されることになります。
以上のようなワークフローやフォーム、管理・契約にあたって各自が把握しておくべき要領などについては、専用のwebサイトが設けられており、学内ライブラリアン間での情報共有が図られています。
E-Resource Management & Licensing – Harvard Libraries
http://isites.harvard.edu/icb/icb.do?keyword=k11228
また、契約しているオンライン資料を継続的にメンテナンスし、確実な提供を保証していくために、Stewardshipという制度がとられています。これは、各オンライン資料に主たる監督図書館とそのコンタクトパーソンが設定されていて、世話役を担うというものです。利用者や他のライブラリアンからのリクエストやフィードバックはこの世話役である図書館や担当者に伝えられます。またトラブル発生時の報告・案内や、契約業者とのやりとりについても、監督する図書館が執り行うことになります。そして、その監督図書館やコンタクトパーソンがその世話役としての仕事をまっとうできるようなサポートもまた、上記の専用webサイトにて行なわれています。
オンライン資料の契約・管理については、どの大学図書館でもその業務負荷がある特定の部署や担当者に集中してしまいがちです。このように集中を避けつつ、かつ情報の一括管理と共有が可能となる体制は、ひとつの参考になるのではないか、と思います。
なお、このERMシステムは学内で独自に開発されたものですが、現在は業務用図書館システムと連携した新たなシステムの試用を始めているとのことです。